За да се оценят реалистично разходите на фирмата, насочени към производството на продукти или предоставянето на услуги, се прилага специална методика. Функционалният анализ на разходите е специална технология, с която можете да оцените разходите, без да се позовавате на организационната структура на компанията. Този инструмент позволява на мениджърите да разберат по-добре производствените взаимоотношения и процеси. Характеристиките на този метод, неговите основни характеристики и препоръки за употреба ще бъдат разгледани по-долу.
Предназначение и характеристики на техниката
Функционалният анализ на разходите (FSA) е метод, който ви позволява да определите не само цената, но и други характеристики на продукта. Той се основава на използването на фирмени ресурси и функции (действия, извършвани на всеки етап от производствения цикъл),които участват в процесите на производство на стоки и предоставяне на услуги.
Това е алтернатива на традиционните подходи. FSA се различава от тях по следните качества:
- Информацията е представена във форма, която е разбираема за служителите. Служителите, участващи в бизнес процеса, имат достъп до данни, които са представени по разбираем начин.
- Режийните разходи се разпределят според принципа на точно изчисляване на използването на ресурсите на компанията. В същото време информацията се разкрива подробно за процесите, по време на които са получени определени стоки или предоставени услуги. Това ви позволява да оцените въздействието върху цената на определени разходи.
Функционалният анализ на разходите е удобна техника, която разкрива информация за разходите на компанията. С негова помощ се извършва широк спектър от работа. Освен това общите принципи на методологията могат да се прилагат както в текущото, така и в стратегическото управление на организацията.
Прилагане на резултатите от анализа
Имайки предвид целите и задачите на функционалния анализ на разходите, трябва да се отбележи, че с негова помощ се извършват много видове работа:
- Реална информация за ефективността на центровете за отговорност в изследвания обект се събира и представя в достъпна форма.
- Определят се насоките и се извършва общ анализ на разходите за различни бизнес процеси. Например, могат да бъдат изследвани производството на продукти, маркетинг, продажби, обслужване, мониторинг на качеството и т.н.
- В ходсравнителен анализ и обосновава избора на най-рентабилния бизнес процес, както и технологията за неговото изпълнение.
- Провеждане на аналитични дейности, насочени към установяване и обосноваване на функциите на структурните звена на обекта на изследване. Това подобрява качеството на готовите продукти на организацията.
- Основните, допълнителни, както и ненужни разходи в хода на основната дейност са идентифицирани и проучени.
- Разработени и сравнени начини за намаляване на разходите за производство, маркетинг и управление. Това става възможно благодарение на рационализиране на функциите на цехове, производствени обекти и други структурни звена.
- Предложените подобрения се анализират и интегрират в операциите на компанията.
Цели и задачи на метода
Методиката включва разработване и практическо приложение на специални модели. Като се имат предвид целите и задачите на функционалния анализ на разходите, може да се отбележи, че той е необходим за подобряване на работата на организацията. Освен това, когато се използва техниката, ефективността се увеличава в различни посоки. По този начин се подобряват показателите за интензивност на труда, себестойност, производителност. При изграждането на модели е възможно да се получи голямо количество информация, важна за вземането на решения. Освен това резултатите от подобни проучвания могат да бъдат доста неочаквани за мениджърите.
Целта на анализа на разходите е да се получи необходимата информация за ефективността на центроветеотговорност на организацията. Това става възможно благодарение на изграждането на система от показатели за цена и време, както и при анализа на разходите за труд, интензивността на труда и редица други относителни показатели.
В хода на оперативното управление, методологията ви позволява да генерирате препоръки за действия, които ще увеличат печалбите, както и ще подобрят ефективността на компанията. При провеждане на стратегическо управление можете да получите важна информация за вземане на решения за реорганизация, промяна на асортимента, пускане на нови продукти, диверсификация и др.
Целта на анализа на разходите е да предостави данни за това как правилно да се преразпределят ресурсите на компанията, за да се извлече максимална полза. За това се определят възможностите на факторите, които оказват най-голямо влияние върху крайния резултат. Например това може да бъде качество, намаляване на разходите, обслужване, оптимизиране на интензивността на труда и т.н. Въз основа на изследването се вземат решения за финансиране на най-подходящите области.
BCA моделите се използват за намаляване на производствените разходи, повишаване на производителността, намаляване на времето и подобряване на технологията за производство на готови продукти.
Технически алгоритъм
Има няколко основни етапа на функционален анализ на разходите. Това ви позволява да получите надежден резултат от изследването.
Първата стъпка определя кои функции се изпълняват последователно по време на производствотоЗавършени продукти. След съставяне на списък с процеси, през които преминават суровините в процеса на превръщането им в краен продукт, те се разделят на две групи. Първата категория включва характеристики, които влияят върху стойността на продукта, а втората включва тези, които не. След това процесът се оптимизира. Необходимо е да се намалят или напълно да се премахнат (ако е възможно) всички стъпки, които не влияят на стойността на продукта. По този начин можете да намалите разходите.
На втория етап от анализа на функционалните разходи за всеки отделен процес се определят разходите за целия отчетен период. Той също така отчита броя на работните часове, прекарани в подобна функция.
Третият етап включва изчисляване на броя на разходите, направени от предприятието в производствения процес и завършването на всеки процес. Така, например, работата на машината се характеризира с преки и режийни разходи, които общо оставят 250 хиляди рубли. през годината. През това време оборудването ще произведе 25 хиляди единици продукти. Приблизителната цена на източника на разходите е 10 рубли. за един продукт. Машината произвежда 6 продукта на час, така че алтернативна мерна единица може да бъде индикатор за разходи от 60 рубли. в един часа. И двата еквивалента могат да се използват в процеса на изчисляване на количеството на разходите.
Разглеждайки основите на функционалния анализ на разходите, може да се отбележи, че в хода на извършването на такава работа могат да се използват два вида източници на разходи:
- По функции (драйвери за активност). Той показва как обектът на разходите влияе върху детайлността на процеса.
- По ресурси (ресурсшофьори). Отразява как нивата на функционална активност влияят на разходите.
На четвъртия етап, след определяне на източника на разходите, за всеки етап от производствения цикъл се извършва окончателното изчисляване на разходите, които възникват при производството на определен продукт..
Във всеки случай етапите на производство се разглеждат в различен мащаб. Избира се в съответствие с целите на изследването. Ако моделът е твърде подробен, изчисляването на FCA може да стане по-сложно. Още преди началото на изследването се определя степента на сложност на този процес. Зависи от разходите, които организацията разпределя за изследването.
Как да приложите резултатите от изследването
Функционалният анализ на разходите е ефективна система, която ви позволява да разрешите редица проблеми. Те са свързани с нивото на рентабилност, което производителят е планирал. С помощта на FSA можете да отговорите на следните въпроси:
- Пазарът определя ли ценовото ниво или производителят може да избере най-добрата цена за продажба на готови продукти?
- Задължително ли е увеличаване на разходите, чиято надбавка е изчислена по метода на FSA?
- Трябва ли разходите да се увеличат пропорционално, ако има обоснована необходимост от това, или трябва да се финансират само определени области?
- Как се сравняват индикаторите на FSA с нивото на крайната цена на продуктите?
Може да се каже, че анализът на разходите е техника, която ви позволява да оцените нивото на печалба, което може да бъдеполучите организация в производството на определени продукти.
Ако разходите са правилно изчислени, тогава доходът преди данъци ще бъде равен на разликата между продажната цена и разходите, които са изчислени по метода на FSA. В същото време ще бъде възможно да се определи на етапа на планиране кои продукти ще бъдат нерентабилни. Продажната цена в този случай ще бъде по-малка от общите разходи. Подходящи промени могат да бъдат направени своевременно, за да се предотвратят негативните последици.
Повишаване на ефективността на бизнес процесите
Извършването на функционален анализ на разходите ви позволява да увеличите ефективността на производството. Тази процедура се извършва на три етапа:
- Анализ на производствените процеси, който ви позволява да идентифицирате възможности за подобряване на процедурата за тяхното изпълнение.
- Определете причините, които обясняват възникването на непродуктивни разходи, и също така намерете начини за отстраняването им.
- Извършва се мониторинг и се въвеждат съответните технологии в производствения процес.
Възможно е да се препроектират дейностите на компанията, за да се намали изразходваното време, разходи и труд с помощта на функционален анализ на разходите. FSA ви позволява да ги намалите чрез подобряване на производствената технология. За да направите това, се извършват поредица от действия:
- Списък с процеси е съставен и класиран по цена, прекарано време и интензивност на труда.
- Изберете функциите, които ще струват най-много.
- Изисква се времеза извършване на определени производствени процеси, се намалява.
- Ненужните производствени стъпки са елиминирани.
- Комбинацията от всички необходими функции е организирана.
- Ресурсите се преразпределят, освобождавайки капитал с подобряването на технологията.
Такива действия могат да подобрят производството, да подобрят качеството на резултата от дейността на организацията. В същото време се сравняват различни етапи от производствения процес и се избират рационални технологии. Те са финансирани. Нерентабилните, неоправдано скъпи процеси се подобряват или елиминират напълно.
Информацията, получена по време на FSA, се използва от различни аналитични методи, например стратегически, разходен, времеви анализ. Също така може да се извърши функционален анализ на разходите за персонал, чиито данни се използват в хода на изследване на показателите за интензивност на труда. Решават се и въпросите за определяне на целевата себестойност на готовата продукция и цената, която следва от жизнения цикъл на продуктите.
В предприятието се формира система от бюджети на базата на методологията на FSA. Първо се определят обемът и цената на работата, както и количеството на ресурсите. Ако тази посока е печеливша, се създава бюджет за изпълнение на производствената задача. Решенията в този случай са целенасочени и съзнателни. Ресурсите се разпределят по оптимална схема. Въз основа на това се формира разумна система от бюджети.
Ползи от FSA
Технологията за функционален анализ на разходите има както редица предимства, така и недостатъци. Положителните качества на техниката включват:
- Аналитикът получава точна информация за това кои компоненти съставляват цената на крайния продукт. Това ви позволява да вземате информирани решения при стратегическото планиране на дейността на организацията по отношение на определяне на цените на готовата продукция, правилното съотношение на продуктите. Мениджърите могат да вземат правилното решение дали да произвеждат сами определени продукти или да ги закупят за по-нататъшна обработка.
- Въз основа на изследванията, които сте направили, можете да определите дали трябва да финансирате R&D в индустрията, да автоматизирате производствените процеси, да популяризирате продукти или услуги и т.н.
- Изясняване на изпълнението на производствените функции. Това позволява на организацията да се съсредоточи повече върху скъпите производствени процеси, тяхната ефективност и да намали дейностите, които не добавят стойност.
Недостатъци на методологията
Функционалният анализ на разходите на разходите има някои недостатъци:
- Ако детайлизирането на процеса не е правилно, изчислението може да бъде трудно, тъй като моделът се претоварва с подробности. Става твърде сложно.
- Мениджърите често подценяват значението на събирането на данни за източниците на разходи по функции.
- За да приложите качествено техниката, ви е необходим специален софтуер.
- Поради организационни промени моделът бързо става остарял.
- Процесът на внедряване не винаги се приема достатъчно сериозно от ръководството, може да не се вземе предвид при вземането на решения.
Пример за приложение на FCA
За да разберете по-добре характеристиките на функционалния анализ на разходите на системата от производствени функции, трябва да разгледате приложението му с пример. Почти всяка компания може да определи неправилно цените на продуктите, особено ако произвежда и продава голям брой продукти. За да разберем защо възникват такива грешки, можем да разгледаме работата на две фабрики.
Производителите правят обикновени писалки. И така, в първия завод се произвеждат 1 милион сини химикалки годишно, а във втория - 100 хиляди броя. За да увеличи максимално производствения капацитет, освен сини химикалки, вторият завод произвежда 65 000 черни химикалки, 15 000 червени химикалки, 13 000 лилави химикалки и редица други разновидности. Като цяло вторият завод произвежда до 1000 вида различни писалки годишно. Обемът на производство тук варира от 500 до 1 милион броя. през годината. Така се случва броят на продуктите на първата и втората фабрика да е еднакъв, достигайки милион бройки годишно.
Може да се предположи, че в този случай и двете индустрии се нуждаят от еднакъв брой работни места, изразходват еднакъв брой часове, материали и т.н. Но има значителни разлики в организацията на производствените процеси. Във втория завод има повече персонал. Персоналът включва специалисти, които се занимават свъпроси:
- настройка и управление на единици, машини, линии и др.;
- Проверка на оборудването след настройка;
- получаване и проверка на суровини, материали и части, които се използват в производствения процес;
- преместване на материали, готови продукти, доставка до точки за разпространение;
- рециклиране на брака;
- дизайн, изпълнение на промени в дизайна;
- сделки с доставчици;
- планиране на доставката на части и суровини;
- модернизация и програмиране на по-обширна софтуерна система от първата фабрика.
Вторият завод има по-голямо време на престой, повече извънреден труд. Складовете се презареждат, повече подобрения и отпадъци. Тези и много други въпроси водят до несъответствие между цените и пазарните реалности.
За да увеличи печалбите, вторият завод трябва да намали производството на обикновени сини химикалки, които са в достатъчно количество на пазара, и да произвежда цветни разновидности. Тези артикули се продават за повече от сини химикалки (въпреки че производствената им цена е почти същата като сините химикалки). FSA ще помогне да се определи какви продукти, колко да се произвеждат, как да се намалят разходите.
Разработване на метода FSA
В хода на разработването на представения метод се появи функционален анализ на разходите за управление. Тя ви позволява по-точно да разпределите разходите за производствени процеси и готови продукти. Използването на тези два метода позволява не само да се идентифицират разходите, но и да се управляват.
Функционалният анализ на разходите на производствените процеси ви позволява да оцените следните области на компанията:
- Основни, спомагателни и контролни процеси в бизнеса.
- Зареждане на структурни подразделения, мениджъри, ефективност на разпределението на функциите между външни и вътрешни процеси.
- Основна производствена дейност на фирмата, която се проучва с цел получаване на достоверна информация за ръководството в текущия и бъдещ период.
- Цената на готовите продукти, като се вземе предвид работата на центровете за отговорност.
