Управлението на документи е важна връзка в работата в офиса

2024 Автор: Henry Conors | [email protected]. Последно модифициран: 2024-02-12 04:09

Работният поток се разбира като правилата, чрез които подписаните решения се популяризират в рамките на предприятие или институция от момента на получаването им в архивно съхранение. Основата на тази концепция е получаването на документ, разглеждането му, предаването на изпълнителните органи, организационни мерки за изпълнение, заверка, изпълнение, съхранение.

Това е процес, който взема предвид случаите на движение на документа заедно със скоростта на неговото движение през тези екземпляри. Документопотокът е процес, който трябва да бъде свързан с информационните дейности на административния апарат, с документиране на всяко отделно решение, съхраняване на новопостъпили документи.

Огромен брой недостатъци в дейността на много административни апарати е свързан именно с лошата организация на движението на документи. Например процесът на разпространение на документ за управленско решение трябва да включва три задължителни компонента:

• информационна подкрепа за взетото решение (това включва надеждна информация,потвърждаване на правилността на решението);
• документиране на самото решение (регулаторен документ);
• контрол върху изпълнението (което включва организацията на предложената работа, методи за изпълнение на задачата, спазване на условията и сроковете).

Както се вижда от горния пример, работният процес е събиране на информация, въз основа на която ще бъде издадено административно решение; подготовка на самото решение, включително редактиране, съгласуване, изготвяне до одобрение. Всички изброени по-горе етапи изискват движението на документа не само между структурните подразделения на предприятието, но и между изпълнителите, от техници, специалисти, до ръководители. Изводът от този пример е следният: колкото по-висока е скоростта на движение на документа, толкова по-високо е качеството на неговото изпълнение на всеки конкретен етап, толкова по-добър е процесът на управление на предприятието като цяло.

Самият термин се появява в литературата още през 20-те години на миналия век. Тогава се смяташе, че работният процес е организация на работа, насочена към рационалното изграждане на държавния апарат като цяло, разпределението на отговорностите между различни изпълнители и услуги. През 1931 г. Институтът по технологии за управление прави първия опит да регулира единните принципи на организацията на офис работата. Бяха определени правилата, според които трябва да се извършва приемането и предаването на документи, правилата за изпълнение и регламентирането на подписването. Следващите етапи на икономическото развитие получиха законодателно регулиране на такава концепция катоофис работа, където основният акцент беше върху индивидуалните технически операции. Програмата за управление на документи не беше спомената в тези законодателни актове, въпреки че всъщност всичко се свеждаше до организиране на движението на документи. От 1974 г. се подписва основният документ, който регулира целия процес на управление на документи, който все още е в сила.

Този нормативен акт се нарича "Единна система за управление на държавни документи" (USSD), чиито параграфи са посветени на организацията на движението на документи, технологичните методи за тяхната обработка и правилата за прилагане. Тази колекция формулира основното правило: „Документопотокът е оперативното движение на документ по най-краткия път, включително минималните разходи за време и труд“. Само чрез прилагане на утвърденото правило на практика може да се разчита на подобряване живота на населението на страната, растеж на икономиката на държавата.

За постигането на тези цели са необходими умни, дисциплинирани, отговорни лидери, за които въвеждането на работен процес, базиран на USSD, ще бъде въпрос на чест и съвест.