Основни норми и правила на бизнес етикет за офис служител и държавен служител

2024 Автор: Henry Conors | [email protected]. Последно модифициран: 2024-02-12 04:00

Когато започнете работа, скоро ще разберете, че умението да спазвате основните правила на бизнес етикета допринася за професионалния успех във всяка област и се оценява толкова високо, колкото и бизнес качествата. Ще ви помогне лесно да се впишете във всеки екип и бързо да спечелите доверие сред колегите и ръководството, особено ако успеете бързо да уловите разликата между бизнес и светски етикет и се научите да избирате правилната линия на поведение.

Основни бизнес етикети

Добрите обноски в офис или държавен офис са малко по-различни от това, което се счита за прилично (обичайно) навън.

Ако лидерът е мъж, жените не трябва да очакват той да стане, когато влязат в офиса. Въпреки че сред шефовете има възпитани мъже, които имат този навик доведен до ниво на рефлекс и които винаги стават, когато дама влезе в стаята, това е изключение. И нека да е хубаво, но все пак светският тон на работа е неподходящ. В офиса,в правителствена агенция мъжът шеф минава през вратата първи, а когато сте в командировка, той се качва първи в колата.
Думите "благодаря" и "моля" в работна среда са дори по-желани, отколкото в "социалния живот". Благодарете на колегите си за всяка, дори и най-незначителната услуга, и не забравяйте за „вълшебната дума“, когато правите заявка или просто предавате заповед от началниците си на някой от служителите.
Винаги се усмихвайте, когато поздравявате колеги и им връщайте усмивка.
Говорете с хората със спокоен, приятелски тон и им покажете знаци на внимание, независимо от техния пол.
Ако мъжът, който върви пред вас към вратата, има много документи, изпреварете го, за да отвори вратата и го пуснете да мине. Помощта в офиса винаги трябва да бъде този, на когото е по-удобно и удобно, но в официалните отношения има ясна йерархия, която трябва да почувствате и поддържате. Това не означава, че трябва да се срамувате пред началниците си или да проявявате повишено внимание към всяка дума, не, но трябва да му отдадете дължимото уважение.

Приетите правила на бизнес етикета могат да се различават значително не само в различните индустрии, но и в отделните компании. Има обаче правила, които трябва да се спазват както от офис служителите, така и от държавните служители. Сред тях са спазването на точността, спазването на имиджа на компанията в облеклото, умението да се пазят тайни и умението да се оставят лични проблеми извън работата. Нека поговорим за всяко от тези правила по-подробно.

Необходимостта да направите всичко навреме

Правилата на бизнес етикета в офис, правителствена агенция изискват винаги да идвате на работа навреме, да изпълнявате всички задачи навреме. Закъснения, закъснения в работата, които трябва да бъдат предадени точно в обещания час, са неприемливи.

Никога не пропускайте бизнес среща, идвайте на тях по-рано, за да не застрашавате репутацията на компанията, а не само вашата. Ако трябва да закъснеете, предупредете за това предварително, властите трябва да са наясно къде се намирате. Не забравяйте, че спазването на точността, точността по всички въпроси са незаменими правила за бизнес етикет за държавния служител и служител, както и проява на уважение към другите, естествена за всеки образован човек.

Как да се обличаме правилно за офиса или държавната служба

Трябва да се спазва редовен бизнес дрескод.

Външният вид на служител трябва да съответства на имиджа на компанията, създавайки приятно впечатление, а когато работите в държавна агенция, това е още по-важно.
Жените са длъжни да носят поли и рокли не по-дълги от коляното, позволени са вталени панталони. Неприемливо е да се носят дрехи в ярки, крещящи цветове с пайети, кристали и тесни дрехи за работа в офиса.
Мъжете трябва да се придържат към бизнес облекло, да носят костюми, панталони, ризи със или без вратовръзка. Дънки и пуловери са най-добре изключени от работния гардероб.
Можете да носите на работаскромни бижута, които пасват на тоалета, както и други детайли на костюма.

Декларация за поверителност

Трябва да можете да пазите тайните на компанията, всяка транзакция, без да разширявате тази тема нито с колеги, нито с близките си. Не четете писма, предназначени за други лица, предавайте всички съобщения лично, без посредници и неупълномощени лица. Ако трябва да изпратите факс, обадете се предварително на адресата, за да е наблизо и да може лично да получи документа или писмото. Не смесвайте личния си живот с работата, не говорете за проблеми в живота, търсете утеха и не търсете помощ от колеги. В офиса е важно да запазите самообладание и добро настроение, независимо от лошото настроение. Тези правила на бизнес етикет за държавни служители и служители трябва да се спазват стриктно.

Вие и вашият шеф

Правилата на бизнес етикета за подчинените предполагат отдалечено, непознато обръщение към мениджъра. Дори ако шефът (шефът) е момиче или млад мъж само малко по-възрастен от вас, струва си да кажете „ти“. Ако сте в офиса на мениджъра и влезе бизнес партньор или друг шеф, независимо дали ще останете или си тръгнете, той трябва да реши дали ви моли да напуснете, няма причина да се чувствате пренебрегнати. Ако вашият шеф някога ви обиди пред непознати, не отговаряйте с натура. Ако сте разстроени, не изскачайте от офиса, опитайте се спокойно да излезете и намерете уединено място, където можете да се успокоите. НеОбсъдете случилото се с колегите. Можете да уреждате нещата с мениджъра в извънработно време, спокойно да изслушвате желанията му и да изразявате оплакванията си. Колкото по-висок е шефът, толкова по-трудна е вашата роля и в някои ситуации е важно да запомните правилата на бизнес етикета. Ако особено уважаван човек трябва да бъде ескортиран по коридора на институция, трябва да отворите вратите, за да пропуснете важния гост, и след това да се придвижите до него, изоставайки само с една четвърт крачка. Ако коридорът се разклони, ще трябва да посочите посоката с грациозен жест. Ако коридорът се извива, можете да кажете „Нека ви разходя“и след това смело продължете напред.

правила за бизнес етикет за държавния служител

Няколко думи за лошите маниери

Има норми и правила на бизнес етикета, които са недвусмислени за всички служители: не четете чужди писма, говорете сдържано и учтиво, бъдете приятелски настроени с колегите и се дистанцирайте от началниците. Но понякога на работа се прави изключение от тези правила, например, когато трябва да намерите документ в бюрото на друг служител, който не е там. Общото поведение в службата и в офиса трябва да бъде достойно, с безупречни маниери. Постоянно трябва да следите поведението си, как ходите, общувате, седите. Не забравяйте, че е неприлично да докосвате носа, ушите, косата или други части на тялото на публично място.

Какво никога не трябва да се прави на работното място:

Дъвчете, изберете си зъбите.
Гризане на химикалки, моливи, хартия или нокти.
Правилен грим, маникюр, боядисване на устни на работното място - това са основните правилабизнес етикет за секретарка.
Прозявайте се, без да покривате устата си.
Сложете краката си на масата, кръстосвайте краката си

Задължително ежедневно:

Пазете чисти дрехи, коса, тяло, използвайте дезодорант, но не и парфюм.
Носете чиста носна кърпа.
Погрижете се за здравето на зъбите си.

Тези правила и желания са незаменими норми на етикета, те ви позволяват да станете не само добър, ценен служител, но и приятен човек, с когото искате да имате работа. Външният вид е най-добрият начин да демонстрирате уважение към другите хора.

Правила на добрите обноски при общуването с колегите

Когато за първи път започнете работа в офиса и опознаете колегите си, започвате да изграждате взаимоотношения, които ще определят климата в екипа и резултатите от общата работа. Как да се държим, за да ги спечелим? Бъдете приятелски настроени с всички, но не се опитвайте да се сближите веднага с един човек, отделете си малко време, за да опознаете хората по-добре. Чувствайте се свободни да питате служителите за работата, но в началото не водете лични разговори с тях. Не се притеснявайте, ако не сте успели да се присъедините към отбора от първия ден, няма нищо лошо в това. Винаги благодарете на колегите за помощта им и не забравяйте да не надхвърляте правилата на етикета за бизнес комуникация.

Например:

не дразнете колегите си с разговорите си и не се намесвайте в разговорите на други хора;
не клюкарствайте и не слушайте клюки, не подслушвайте чуждителефонни обаждания;
не обсъждайте проблеми със здравето и функциите на тялото с колеги;
не се опитвайте да изразявате или налагате личното си мнение по никакъв повод;
не се карайте на никого в присъствието на непознати, дори ако сте прави три пъти, изведнъж изгубихте нервите си - незабавно се извинете;
не се преструвайте, че сте по-заети от другите, понякога можете учтиво да помолите колегите си да не вдигат шум, но го правете учтиво и без да се обаждате;
не бъдете егоисти, в служебното си усърдие, опитайте се да не навредите на колегите си, за да спечелите някакво предимство или да спечелите благосклонност към началниците си.

И основното правило на бизнес етикета, както за офис служител, така и за държавен служител, е: „трябва да бъдете учтиви, тактични, учтиви и толерантни в общуването с колегите и ръководството, без да се занимавате с емоциите си.”

Телефонен етикет за секретар

Първите впечатления за една компания често се правят по телефона и е трудно да се отървете от лошото първо впечатление. Много често, когато се обаждате на фирма по работа, можете да срещнете отговор, който няма нищо общо с бизнес етикета или прости правила за учтивост. Някои служители отговарят на служебния телефон, сякаш правят услуга, други не смятат за необходимо да назовават компанията или отдела. И всеки знае колко е приятно да говориш по телефона след това с възпитани хора, които отговарят бързо, любезно и изразяват желанието си да помогнат.

На телефонните обаждания обикновено отговаря секретарят, но не само той, но и всички служители трябва да знаят основните правила на етикета на бизнес комуникацията, които е важно да се спазват, когато общувате по телефона.

Не карайте хората да чакат отговор, веднага вдигнете телефона и отговорете. Ако не можете да говорите, помолете да се обадите обратно, не карайте обаждащия се да чака. А включването на музика в линията за запълване на празнина се счита за лошо възпитание.
Веднага след като вдигнете телефона, кажете здравей, назовете фирмата си и се представете. Ако работите в голяма институция, трябва да посочите конкретен отдел, за да помогнете на обаждащия се да намери пътя.
Когато телефонът бъде помолен за някой друг, приемете съобщение за него или предложете да се обадите по-късно.
По време на разговор се дръжте под контрол и се дръжте коректно дори и с най-бавните клиенти. Ако човекът е на ръба, помогнете му да се успокои, но в отговор на обидата просто затворете.
Гледайте речта си и подбирайте думите си, не забравяйте, че жаргонът в бизнес комуникацията е напълно неуместен. Никога не казвайте „да“или „добре“, просто „да“, „добре“или „разбира се“.
Дръжте телефона в ръцете си, а не между рамото и брадичката, говорете ясно и директно в микрофона, а не отвъд. И никога не говорете с пълна уста.
Когато се обадите, кажете здравей и незабавно идентифицирайте себе си и компанията, която представлявате. Бъдете учтиви, кратки и по същество.

Бизнес етикет при работа с посетители

Държавни служители и офис служителислужителите често приемат клиенти в офиса си. Добрите маниери са изключително важни тук, хората обичат да се занимават с някой, който им показва уважение. Правилата на етикета за делово общуване и поведение трябва да се спазват във всичко: както при срещата на посетителя на вратата, да му се помогне да се съблече, така и да не се кара да чака. Ако все пак трябва да изчакате, не забравяйте да се извините, дори ако вината за това забавяне не е ваша, предложете му чай или кафе. Поздравявайте хората с приятелска усмивка, опитайте се да установите неформални контакти, но никога не клюкарствайте за нищо. В разговор спазвайте дистанция, но бъдете коректни, учтиви и търпеливи. Ескортирайте посетителите до вратата на офиса, сякаш са ваши гости.

Добър тон в делови писма

Правилата на етикета за бизнес кореспонденция засягат както външния вид, така и съдържанието, съдържанието на самото писмо. Преди да пишете, трябва да съставите план, който ще ви помогне кратко и ясно да посочите същността на въпроса. В същото време е важно да се вземат предвид няколко задължителни правила за водене на бизнес кореспонденция.

Писмата трябва да бъде написана правилно по отношение на стил, правопис и пунктуация.
Официалните съобщения обикновено се отпечатват, това е знак на уважение към адресата.
Съгласно правилата на добрите обноски, нито едно от писмата, с изключение на благодарността, не трябва да остава без отговор.
Писмата трябва да е добре форматирано, обичайно е да се пишат бизнес писма само на бяла хартия A-4.
Винаги поставяйте дата на писмата си долу вляво и оставяйте личен подпис, фамилия иинициали.
При обръщение е обичайно да се използва думата "скъпи (с)", а когато се използва личното местоимение "Ти", да се пише с главни букви.

В заключение

Съвършенството се постига чрез старание и повторение. Стремете се към съвършенство във всичко, прокламирайте правилата на бизнес етикета - в начина на държане, в начина на говорене и движение, но не се спирайте само на външната проява на добрите маниери, коригирайте недостатъците на собствения си характер, бъдете внимателни на колегите, научете се на издръжливост и търпение, отнасяйте се към себе си и с еднакво уважение към другите хора. Ако работите усърдно, скоро ще забележите резултати, които ще променят живота ви.