Протоколът от срещата е документ, който отразява всички важни решения от това събитие. Неправилното му изготвяне, както по смисъл, така и по изпълнение, може да доведе до оспорването му от участниците в събранието. Освен това съществува потенциална опасност от вземане на неправилни управленски решения, ако протоколът от производствената среща съдържа изкривена информация. Набор от прости препоръки ще ви помогнат да го подредите правилно.
Текстът на този документ обикновено съдържа две части: уводна и основна. Протоколът от срещата (първата й половина) включва описание на основните параметри на събитието: позиции, пълно име. членове, председател и секретар. Когато някой от присъстващите е със специален статут (поканен, експерт, наблюдател и др.), това също се отбелязва в документа. Ако на срещата са присъствали много хора, тогава протоколът от срещата може да съдържа данни за тяхотделен лист, който е неразделно приложение към документа. Уводната част завършва с дневния ред, който съдържа списък на разглежданите въпроси. Желателно е да ги подредите по важност, но може да има и други фактори, които влияят на мястото в списъка с въпроси. Например, структурата на дневния ред може да зависи от логическата връзка на част от въпросите му или от заетостта на лицата, участващи в събитието. Самият документ е съставен на бланка на организацията (нейното подразделение), трябва да бъде посочен кога се е състояла срещата.
Протоколът от срещата в основната част трябва да съвпада с уводната част. По-конкретно, точките в него трябва да бъдат в същия ред, както в дневния ред. Алгоритъмът за конструиране на текст, който записва информация по всяка точка от дневния ред, е следният: „слушах“, „говореше“, „реших“. Основното правило при написването на тази част от протокола е тя да не се превръща в един вид препис.
По-специално, подпараграфът „слушано“описва кой е бил основният говорител по въпроса, какво е предложил в края на речта си. Според говорещите се посочва и кой е казал какво е предложил. Решението фиксира крайната позиция на мнозинството от участниците в срещата. Ако е приет с гласуване, тогава се посочва колко са били за него, колко са били против, както и броят на въздържалите се. В зависимост от важността на обсъжданите въпроси може да се посочи пълното име. хора, които са заели една или друга позиция.
Протоколът от заседанието се съставя от секретаря, самият документ се подписва от изпълнителя и председателя на събранието. Източник на информация за нейното съставяне са ръкописни чернови, записи, направени с диктофон, преписи. Ако решаването на въпроси, установени по време на срещата, изисква пълномощията на висше длъжностно лице, което не е участвало в заседанието, може допълнително да се осигури одобрение на решения от този ръководител. Подписан и регистриран протокол може да бъде изпратен като единен документ или като извлечения на длъжностни лица, които са обхванати само от част от въпросите.
