Проектната дейност ви позволява да управлявате най-ефективно съотношението на наличните ресурси, времето и качеството на крайния продукт. С помощта на компетентно планиране е възможно своевременно да се прилагат коригиращи управленски действия по всяко време на всеки етап от жизнения цикъл на проекта. Използването на подходяща методология дава възможност да се изчислят предварително общите разходи за изготвяне на техническа документация, средната продължителност на изпълнение и да се определят отговорните лица на всеки етап (OBS структура, RAM матрица). Важно е правилно да планирате пълния списък на работите (изградете WBS основата на проекта) и последователността на тяхното изпълнение (изобразете PDM мрежата). Предварително трябва да се определи верига от задачи, чийто напредък трябва да се контролира най-внимателно. Тъй като те нямат резерв, общата продължителност на тяхното изпълнение определя общата продължителност на проекта (според метода на критичния път).
Значителното улесняване на управлението се улеснява от такъв инструмент като матрицата на отговорността (или линейнаграфик). Изгражда се на базата на предварително разработена WBS структура (йерархична основа за извършената работа) и OBS структура (организационна структура по изпълнители). Използва се за упражняване на лидерство чрез въвеждане на принципа на отговорност (Principle Responsibility).
Необходимо е да персонализирате всяка една от задачите, съдържащи се в програмата, според съответните специалисти. За проекта е създадена матрица на отговорността - това е показване на планирани връзки (най-често - графични). Изобразява се под формата на таблица на базата на съотношенията на WBS и OBS структурите. Тогава първият се представя като вертикалните редове на матрицата, а вторият като хоризонталните колони. За всеки WBS елемент се идентифицира служител, който ще координира изпълнението му. Съответният знак се поставя на пресечната точка на двата компонента.
Матрицата за отговорност, ако е направена правилно, трябва да даде представа за това кой управлява изпълнението на всяка връзка в йерархичната структура от по-ниско ниво. Само едно лице може да бъде отговорно за изпълнението на някой от елементите на WBS. Но напредъкът на няколко компонента на работата може да се контролира от един човек.
RAM - така накратко се обозначава матрицата на отговорността на проекта (Responsibility assignment matrix) - разпределението на отчетите и отговорностите под формата на таблица. За добре организирана програма трябва да се спазва правилото, че изпълнението на всякацелите се контролираха от определен ръководен орган. Например ръководителят на проекта - мисията (всички задачи), отговорните изпълнители - отделни елементи и т.н. Всъщност по този начин се изгражда дърво на цели. Тя трябва да съответства на реда на разделяне на структурата, на която е поверено изпълнението на идеята. Функционалните отговорности на всички лица, участващи в планираната работа, се определят от матрицата на отговорностите. Той служи за уточняване на набор от задачи и хората са лично отговорни за тяхното изпълнение.
Специализираният софтуер улеснява подготовката на проекта. С негова помощ можете да правите WBS и OBS структури, списъци с работи с организация по фази и контрол много по-бързо. Създава се същата матрица за отговорност на RAM, но в по-подробна форма. Така без излишни усилия е възможно да се получат необходимите таблици в съответните софтуерни пакети. И също така, ако е необходимо, бързо променяйте всички данни по проекта, като едновременно с това получавате техния актуализиран графичен дисплей.
