Думата протокол е на устните на всички. Офис служителите редовно го чуват по време на срещи, полицаите го използват в професионалните си дейности, а държавните глави и дипломатите са принудени да се придържат към правилата, диктувани от него. Какво е протокол? Ще разберем по-долу.
Значение на протокола
Както много други термини, тази дума има няколко значения. Всичко зависи от сферата на дейност, в която се прилага желаната концепция. И така, нека разгледаме най-често срещаните ситуации, когато е обичайно да се говори за протокола.
Когато става дума за бизнес средата, протоколът е документ, описващ събитието, което се провежда (среща, среща, борд на директорите и т.н.).
Вече споменахме по-горе за полицията, която също често съставя подобен документ. В този случай се подразбира установяването на факта на престъпление или нарушение.
В международния формат протоколът е набор от правила, които трябва да се спазват по време на официални срещи между държавни служители, както и дипломатически фигури. Например има протокол от срещите на ръководителитедържави или на посещение при президента.
В тази статия обаче ще се съсредоточим върху концепцията за бизнес протоколи.
Минути за среща
Бизнес срещите са неразделна част от всички процеси в бизнес средата. Те могат да се провеждат официално, като се вземе предвид определеното време и само в офиса. Неформалните бизнес дати също са много популярни. Във втория случай можете да направите без протоколно потвърждение на разговора. Ако срещата е официална, тогава тя трябва да бъде в писмен вид в съответствие с всички правила.
Протоколът се води от секретаря или друго лице с такива правомощия. За да бъдете в крак с потока на разговора, опитайте се да измислите приблизителен списък с въпроси, които ще бъдат обсъдени на срещата. Също така би било полезно да имате диктофон, за да не пропуснете подробностите, защото протоколът е много подробно описание на бизнес събитие.
Имената на присъстващите и на отсъстващите трябва да бъдат записани. За себе си можете да правите бележки относно местоположението на всеки, който е дошъл на срещата, за да посочите авторството на определени думи без грешки.
В началото на всяка среща се определя редът, в който ще бъдат разгледани въпросите, не забравяйте да го запишете дословно.
Ако е имало гласуване на събранието, посочете резултатите от него (колко души са гласували "за" и колко са гласували "против"). В случай, когато присъстващите на събранието са били малък брой, имате възможност да отбележите и имената и фамилните имена на всички гласували.
Не отлагайтеподаване на протокола на заден план, защото през това време можете да забравите подробностите за срещата.
Минути преговори
Преговорите се различават от обикновената бизнес среща по това, че обикновено обсъждат един или няколко въпроса, които играят голяма роля и за двете страни. В този случай протоколът е възможност да се запишат всички нюанси на разговора и изискванията на страните. Разглежданият въпрос не винаги се решава веднага след първите преговори, така че директорите или други служители се нуждаят от време и пълна информация за срещата.
Протоколът от преговорите се съставя на същия принцип като всеки бизнес документ.
Необходимо е да се посочи датата на описаното събитие, номера на документа и пълната версия на заглавието. Следва въведение, което задължително посочва списъка на присъстващите и основните въпроси за обсъждане.
В основната част информацията обикновено е разделена на три части: „Слушано“, „Говорено“, „Решено“. В пълната версия на протокола думите на всички говорещи се цитират дословно. В някои случаи се издава и извлечение от протокола, дублиращо определена част от него.
