Дейността на всяко предприятие изисква строг контрол, за да се избегнат грешки и техните негативни последици, както и да се установят икономически престъпления и лица, свързани с тях. За целта се извършват специални проверки – задължителни и инициативни одити. Познаването на същността на тези понятия, какви са техните различия и какви са те на практика, ще бъде полезно не само за икономисти, счетоводители и финансисти, но и за съвременни образовани хора.
Концепция и същност
Думата "одит" се използва за обозначаване на одит на икономическата, икономическата и финансовата дейност на предприятие от независими специалисти, които са преминали специално обучение и са сертифицирани по начина, предписан от приложимото законодателство, както и държавни (федерални) или международни стандарти. Има няколко вида такъв преглед, като най-често срещаните са два – задължителен и инициативен. одит,която се извършва за спазване на изискванията на закона, се нарича задължителна. Например такива одити трябва да се извършват от акционерни дружества, професионални участници на финансовия или фондовия пазар, застрахователни компании, банки и т.н. Резултатите от този одит се изпращат на държавните органи, които наблюдават дейността на такива фирми. Съвсем различно стоят нещата с инициативния одит. От самото му име следва, че такава проверка не е задължителна, а се извършва единствено по искане или вътрешна нужда на предприятието. Резултатите от този одит не се изпращат никъде, но се използват от собственици или мениджъри за проучване и вземане на подходящи решения.
Инициатори на събитието
Решението за извършване на незадължителна проверка може да бъде взето:
- За акционерно дружество - от акционери, надзорен съвет или ревизионна комисия (тези органи са задължителни за такава организационно-правна форма на юридическо лице), както и от изпълнителен орган (съвет на директорите, дъски и др.).
- За дружество с ограничена отговорност, дружество с допълнителна отговорност, командитно дружество, частно предприятие и др. - от собствениците, надзорния съвет или ревизионната комисия (ако изборът или назначаването им е предвидено във вътрешни документи). Освен това решението може да бъде взето и от изпълнителния орган (директор, управител, президент на дружеството в съответствие с устава налице).
- За физическо лице - предприемач - от самия предприемач.
Условия и функции
Инициативен одит обикновено се извършва внезапно, т.е. без предупреждение на заинтересованите страни (главен счетоводител, финансов директор и др.), за да се избегне подмяна на документи или промени в информацията. Такава проверка не трае дълго, без да нарушава нормалната работа на предприятието, с изключение на необходимостта от извършване на инвентаризация.
Инициативен одит е нежелателно да се поверява на същата компания или фирма, която консултира предприятието в хода на неговата дейност. Това ще помогне за идентифициране на грешки и неточности, възникнали в хода на дейностите и пропуснати от одитора по-рано, случайно или умишлено, тъй като тайното споразумение между счетоводителя и одиторската фирма е рядко, но все пак се случва.
Предмет на изследване
Тъй като инициативен одит се извършва изключително по желание, клиентът сам определя обектите на изследване. Те могат да включват:
- Правилно счетоводно и данъчно счетоводство (изготвяне и осчетоводяване на първични документи, сметкоплан и осчетоводявания, изчисляване на данъци и такси и др.).
- Съответствие на условията на споразуменията и договорите с пазарните условия.
- Правилно изготвяне и подаване на финансови и други отчети към фискалната служба и други държавни органи, които контролират дейността на предприятието.
- Финансово и икономическо представяне на компанията (ликвидност, финансова независимост,устойчивост на пазарни колебания и др.).
- Корпоративно управление (спазване на законовите изисквания за реда за свикване и провеждане на събрания на акционери или учредители, за вземане на решения и др.).
- Опис на запаси и готови продукти, пари и други активи, както и дълготрайни активи.
- Проверката на цените е правилна.
Кога трябва да се направи?
Инициативният одит на предприятието е дело на високоплатени специалисти, така че предприятията не го провеждат редовно, а само когато е необходимо. Такава проверка може да е необходима например в следните случаи:
- Преди планираната проверка на фискалните органи (данъчна служба).
- За да се определи стойността на компанията с намерението да я продаде.
- При планиране на привличане на инвестиции, както и получаване на голям заем или кредит.
- За вземане на важни бизнес решения, свързани с финансовото и икономическо състояние на предприятието.
- Ако има подозрения за дейността на главния счетоводител или директор, както и с намерение за смяна на лицата, заемащи тези длъжности.
Резултати от проверка
Извършването на инициативен одит дава възможност на собствениците и мениджърите на предприятието да контролират работата на счетоводителите, икономистите и финансистите, както и да оценят работата на цялата компания. Освен това експертите ще съветватза премахване на грешки и неточности, както и подсказване как да се избегне това в бъдеще. Въз основа на резултатите от одита одиторът може също да помогне при вземането на правилни решения както за големи сделки на самото предприятие, така и за намеренията на собствениците да го продадат, слеят или поемат.
Одиторски доклад
Инициативният одит завършва с предаването на клиента на пълен доклад, който се нарича "Одиторско мнение". Този документ трябва да съдържа:
- Описание на чек обекта. Например годишни финансови отчети, коректност на счетоводните записи, точност на отчитане на материални запаси и готова продукция и др.
- Периодът на одита, както и обхванатият интервал от време.
- Нормативни документи, използвани в работата на одитора.
- Изчисляване на коефициентите.
- Заключения и препоръки.
- Пълна информация за одитора, данни за неговата държавна регистрация и заверка.
Заключението трябва да бъде зашито, подписано и подпечатано. Одиторът носи отговорност за резултатите от одита и заключенията, така че този документ може да се използва в съда, ако е необходимо, но само ако клиентът и одиторът не са свързани лица.
Да бъдеш или да не бъдеш?
Ако доверието в счетоводителя е 100% и няма големи обороти, намерения за продажба или големи сделки, тогава колко се нуждае една малка фирма от инициативен одит? Целта и стойността на такивапроверява дали се извършва от специалисти на високо ниво, които малките предприятия не могат да си позволят да поддържат постоянно. Напоследък глобите на фискалните служби и други надзорни и регулаторни органи значително се увеличават и никой не е застрахован от грешки в счетоводното или данъчното счетоводство. Ето защо дори малките фирми трябва да провеждат инициативен одит поне веднъж годишно.
