Медиите са най-сигурният и бърз начин за разпространение на информация. Единственият въпрос е как да привлечем вниманието на всемогъщи журналисти към рекламираното предприятие, продукт или услуга. Има различни начини, сред които е често срещано явление като прес турне. Това е един от най-ефективните трикове, който носи добри резултати.
Прес турне - платена ваканция за журналист
Много фирми и компании организират различни видове събития за медийни работници с промоционални цели. Прес турът е организирано пътуване за журналисти, по време на което те се запознават с особеностите на производството. Важен елемент от подобно събитие е наличието на информационен повод, нещо ново и необичайно, което може да привлече вниманието на медиите.
Кой плаща за всичко това?
Обикновено това събитие се заплаща изцяло от компанията-организатор. Понякога редакторите възстановяват частразходи, например, ако вярва, че участието в пътуване ще даде полезна информация. Прес турне за журналисти е добра възможност да разширят професионалните си хоризонти, да получат нова и интересна информация, както и да се отпуснат и разговарят в неформална обстановка, да създадат нови запознанства.
Защо да харчите пари и да плащате на журналисти за празници?
Чрез организиране на учебни обиколки за служители в пресата, предприятията преследват определени цели. Сред основните цели на прес турнето са следните:
- Фирмена реклама - да покаже на широката публика работата на предприятието отвътре. Това позволява не само да се популяризира компанията, но и да се повиши доверието на потенциалните потребители.
- Демонстрация на иновации - запознайте обществеността с характеристиките на нов продукт или подобрена технология.
- Media Response – В края на прес обиколката организаторите с нетърпение очакват публикациите на журналисти, в които те разказват за новия продукт и описват впечатленията си от пътуването. Разбира се, тези отзиви не винаги са положителни. Ето защо към организирането на прес турне за медиите трябва да се подхожда внимателно.
Видове промоции
Прес турнето може да бъде разделено на следните типове:
- Дни на отворените врати - обикновено се организират от доста затворени компании и предприятия. Те могат да се извършват както с определена честота (например всяка година по едно и също време), така и да бъдат обвързани с конкретни иновации (новиоборудване, персонал, подобрена технология). Дните на отворените врати продължават един или повече дни, всичко зависи от размера на организацията и броя на посетителите. Тяхната структура е по същество една и съща: в първата, официална част, гостите се разказват за характеристиките на предприятието. Втората част е обиколка с екскурзовод, където посетителите могат да видят работата и специалните постижения на компанията със собствените си очи.
- Посещение на място - този тип престурно обиколка се организира директно за журналисти. За новите фирми това е чудесна възможност да се изявят в пресата, да информират обществеността за тяхното съществуване.
- Пътуването е може би най-приятният тип обиколка за пресата за журналисти. Много често фирмите организират еднодневни или по-дълги разходки по вода или по сушата. Спокойната атмосфера и положителните емоции създават приятелски отношения между организаторите и пресата, което допринася за положителни отзиви и отзиви.
Кой организира прес турнета?
Прес турнето е предимно промоционално събитие. Тук е много важно да се вземат предвид всички нюанси и най-малките детайли, защото един малък пропуск може значително да подкопае репутацията на една организация. Разбира се, някои компании възлагат отговорността за организиране на прес турне на своите служители. Други наемат специалисти в тази област - служители на PR служби. Тяхната задача е не само компетентно да организират обиколка за пресата, но и да придружават журналистите през цялото времетраене.
Как се правинатиснете обиколката успешно?
Организирането на обиколка за пресата е процес, който отнема много време, който изисква внимателна предварителна подготовка. Тук всеки детайл е важен, всичко трябва да бъде ясно обмислено предварително, дори и най-непредвидените ситуации са предвидени. Необходимо е да се създадат такива условия, в които журналистите да се чувстват комфортно и свободно, защото от впечатленията им зависи дали един преглед на дадена компания ще бъде добър или лош. Ето защо задачата на организаторите е не само да създадат приятно впечатление от предприятието, но и да задоволят нуждите и желанията на медийните работници. Всичко това трябва да се има предвид при планирането на събитие.
Етапи на организиране на турне за пресата
Те са:
- Задаване на конкретни задачи за решаване по време на обиколката на пресата.
- Избиране на определен тип обиколка на пресата.
- Правилна формулировка на паузата.
- Компетентна подготовка на прессъобщение - материал, който съдържа цялата информация за компанията и нейната дейност.
- Определяне на мястото на събитието и неговото оформление. Ако прес турнето ще се проведе в предприятието, трябва да се погрижите за безопасността и чистотата на оборудването, както и за спазването на различни правила и разпоредби. Персоналът трябва да е в изрядна работна униформа, да е подготвен за евентуални въпроси от журналисти. В случай на конференция е необходимо залата да бъде оборудвана с всичко необходимо за продуктивна комуникация между организаторите и редакцията.
- Избор на подходящо настаняване за журналисти - гостите трябва да се чувстват комфортноусловия, така че трябва да обърнете голямо внимание на резервацията на хотел.
- Избиране на най-благоприятно време - провеждането на обиколка за пресата може да бъде насрочено да съвпадне с датите на излизане на ключови публикации.
- Проектиране на маршрута - не трябва да е много дълъг, в противен случай гостите ще бъдат уморени. Желателно е да се добави повече забавление към интересните журналисти. Също така е необходимо да се вземат предвид всички организационни въпроси. Ако се предполага, че гостите ще се движат самостоятелно, тогава спирките трябва да бъдат маркирани с определени знаци. Ако се организира екскурзия, тогава трябва да помислите за времето за транспорт и събиране, както и да изберете професионален водач.
- Създайте списък с поканени - всички гости получават официални покани, които трябва да бъдат изпратени предварително. Дори ако събитието е отворено за всички, медийните работници трябва да бъдат уведомени отделно. По определени причини не всички поканени ще могат да участват в престурнето, но може да проявят интерес. В този случай трябва да изпратите всички свързани документи по пощата.
- Подготовка на необходимите материали - креативно оформление на програмата за прес турнето, различни брошури за дейността на компанията, включително прессъобщение и др.
- Избор на квалифициран модератор - неговата задача е да провежда конференции и да представлява компанията. Той е този, който разказва на репортерите за новостите, които послужиха като информационен повод за прес обиколката.
- Подготвяне на тематични сувенири и подаръциза журналисти - един вид допълнителен бонус в крайна сметка, повишаващ настроението и лоялността на гостите.
Няколко важни правила
По време на PR събитието гостите трябва да се чувстват удобно и безгрижно. Те трябва да почувстват, че във всеки един момент ще им се помогне и ще разрешат всички въпроси и проблеми. Журналисти - гостите са много придирчиви и обръщат голямо внимание дори на най-малкия детайл. Ето защо си струва да спазвате редица прости, но много важни правила:
- Не пестете от храна, напитки, транспорт и хотели. Прес обиколката е насочена към журналисти, така че трябва да бъдат посрещнати достойно.
- Условията за настаняване на организаторите в никакъв случай не трябва да са по-добри от тези на гостите - това веднага ще бъде забелязано и най-вероятно ще бъде отразено в рецензиите.
- Най-добре е да има представители на пресата и компанията наблизо. Така те ще имат повече възможности да общуват в неформална, спокойна атмосфера, да изграждат доверие и да получават повече информация.
- Препоръчително е гостите да бъдат разделени на малки групи, ако са твърде много. Всеки трябва да бъде придружен от ескорт, който да помага на членовете му. Това ще направи много по-лесно да се свържете с журналисти.
От теория към практика
Как работи прес турнето на практика? Как точно се изпълнява основната задача на събитието: разпространение на информация за производителя чрез публикации в медиите? Тези въпроси могат да се видят ясно ведин от акцентите на прес турнето.
Страхотен кораб с огромни продажби
През лятото на 1997 г. малка група журналисти бяха поканени на обяд и обиколка на круизния кораб Grand Princess, който беше на път да бъде официално пуснат на вода. След посещение на кораба, отзиви и отзиви за него се появиха в различни публикации, както и по телевизията.
Първото пътуване се състоя през май 1998 г. и около четиридесет журналисти бяха тържествено поканени на него. След това медиите буквално крещяха за грандиозния кораб и прекрасното каране на него. Малко по-късно лайнерът беше посетен от много известни личности. В пресата бяха публикувани интервюта с тях, в които те споделиха с обществеността своите впечатления от кораба (разбира се, положителни). Церемонията по откриването на Великата принцеса беше излъчена по интернет пред голяма онлайн публика.
В резултат на всички тези дълги и сложни рекламни каскади, билетите за първия круиз бяха напълно разпродадени три месеца преди заминаването. Компанията дори трябваше да резервира допълнителни кораби, тъй като популярността на круиза рязко нарасна.
Grand Princess се превърна в един от най-известните и популярни круизни кораби в историята. Всичко това е заслуга не само на екипажа на кораба, но и на компетентното разпространение на информация за него.
