Целеви индикатори са важен инструмент за развитието на предприятието, който ви позволява да фиксирате кои са основните вектори на напредък, как можете да постигнете успех в избраната посока. Терминът е широко използван не само в тази среда. Определени цели се определят от учители при планиране на работа с групи и специалисти от програмата на ООН, занимаващи се с продоволствената криза на международно ниво. Накратко, всеки план, всяка програма почти винаги предполага наличието на определени показатели, които трябва да бъдат постигнати.
Обща информация
Проектните цели на английски са кодирани с добре установената абревиатура KPI. В общия случай дефиницията включва оценка на показателите като параметри, които отразяват колко ефективно работи една компания или нейният отдел. Индексите са необходими за ефективно организиране на постигането на различни цели както в областта наобща стратегия за развитие, както и практически оперативни такива. Използвайки такива индикатори, можете бързо и точно да оцените състоянието на нещата, състоянието на предприятието, нивото на успех в текущата стратегия.
Целеви показатели за изпълнение - инструмент за наблюдение на дейността на всеки нает служител, отдел на предприятието, компанията като цяло. Доста интересни тълкувания на този термин могат да бъдат намерени в ISO 9000, публикуван през 2008 г. Стандартът предлага представянето да се разглежда като ниво на постигане на някакъв резултат, фиксиран предварително в плана. Това до голяма степен зависи от индикатора за това как компанията е в състояние да работи, като се фокусира върху резултата.
Ефективността (според ISO) е съотношението на резултатите и ресурсите, изразходвани за постигането им. Този термин се отнася до способността на предприятието да реализира своите задачи, придържайки се към предварително определено ниво на качество. За да изразят тази способност, те прибягват до оценки на времето, разходите. Системата на KPI включва оценка както на ефективността, така и на ефективността, като се прибягва до ключови показатели. Това разбиране на термина се дължи на факта, че в резултат винаги има степента на неговото постигане и разходите, които фирмите са направили, за да постигнат това.
Разбиране и терминология
Целите (образование, енергоспестяване, дистрибуция на продукти, производство) са инструмент за измерване доколко планът е реализиран. Ако индикаторът, избран за анализ, не е свързан сцелта, поставена за предприятието (не се формира директно от съдържанието на произведението), прилагането му не дава надеждни резултати. Безсмислено е да се прибягва до такъв индикатор.
Управление по цели е модерна концепция, базирана на технологията за формулиране на ключови индикатори, наблюдение на постигането на целите и ревизирането им при необходимост. Преобладаващата част от съвременните предприятия се управляват по тази схема.
Методология
Придържайки се към идеята за целите на програмата за развитие, човек може да управлява предприятие, като планира как трябва да бъдат постигнати поставените цели, както и чрез анализиране на възможните резултати от всички текущи операции. Смята се, че Питър Дракър (1909-2005) става пионер в тази област. Този немски икономист създаде научна дисциплина от посоката на „мениджмънт“, което не представляваше голям интерес за обществеността. В средата на миналия век тази област изглеждаше безперспективна за мнозина, не предизвикваше уважението на обществото. Благодарение на Drucker бяха разработени първични системи за оценка на производителността. Той предлага да се вземат ключови индикатори, чрез които са анализирани целите.
Новата метрология, предложена от Дракър, трябваше да избягва времеви капани, тоест ситуация, при която мениджърският екип на компанията е напълно потопен в решаването на текущи проблеми и проблеми за сметка на задачи, които са наистина важни за постигането на фирменото цел. Както Дракър отбеляза, прекомерната ангажираност в дребните ежедневнисложността води до факта, че вниманието е разпръснато. Хората забравят за това, което може да се нарече първостепенно по отношение на важността. Днес този подход (леко модифициран) е известен на обществеността като KPI система. Той съдържа множество концепции за управление. Тази област се подобрява активно през последните няколко десетилетия. Използването на такава система продуктивно допълва класическото целево управление, което позволява на компанията да достигне ново ниво на ефективност.
Уместност и нюанси
Обяснявайки важността на целите за развитие, авторът на научната дисциплина призова да обърне внимание на факта, че само избрани аспекти на управлението могат да повлияят на предприятието толкова силно, колкото оценката на дейността на отделите и компанията като цяла. Важно е да се отбележи, че оценката е една от най-слабо обмислените научни области на управление, която е свързана с известен риск от грешка, ако подобен подход се прилага на практика. Преди време американски изследователи организираха проучване, от което стана ясно, че повече от половината (около 60%) от висшите мениджъри не смятат, че системите, внедрени в техните предприятия, за оценка на резултатите са наистина работещи и ефективни. У нас (по изчисление на изследователите, отговарящи за статистиката) броят на такива недоволни достига 80%. Причината за недоволството е липсата на ясно изразена и ефективна връзка между изпълнителния отдел, плановете, мотивиращия компонент и реалните резултати.
През последните години изчисляването на целите се счита за необичайноблизо до мотивацията на наемните работници. Чрез системите на KPI е възможно да се формира наистина работеща мотивираща система, която да позволи стимулиране на персонала на предприятието. Правилната настройка на такава система е гаранция за справедливост и следователно интерес на всеки нает към най-доброто качество на работния процес.
Опции и възможности
Изпълнението на целите варира в зависимост от случая. Всичко зависи от това какво е решено да се използва като индекс, а това от своя страна се определя от глобалните цели и задачи, поставени пред компанията. Стратегията за развитие на компанията има много общо с това. Обикновено KPI се използват за измерване на ефективността на управлението и управленския персонал на фирмата.
KPI не трябва да се отъждествяват с ключови фактори за успех. Да предположим, че задачата на персонала е да увеличи средния доход на клиент с 15 рубли. В този случай индексът ще бъде средният доход, а факторът ще бъде някакъв инструмент, чрез който се постига планът. Например, можете да получите желания резултат, като преформулирате производствения процес чрез пускане на нови продукти.
Индекси
Целите са изоставащи и водещи индекси. Първите показват колко добри са били резултатите за даден анализиран период. Последните помагат да се контролира развиващата се ситуация в реално време, тоест в рамките на периода, за който ще бъде генериран отчетът. Основната идея на използването на водещи индекси е постиганетозавършване на отчетния период за успешно достигане на планираното ниво.
Типичен представител на изоставащите индикатори е финансов. Този вид информация показва колко последователни са възможностите на предприятието и стремежите на неговия собственик, как компанията може да създава парични потоци. В същото време забавянето на финансовите показатели е факт, който не позволява използването на тази група информация за описване на текущата ефективност в контекста на отделна група служители или юридическо лице.
Оперативните цели са индекси, от които можете да разберете как се развиват обстоятелствата в настоящия момент. Те ви позволяват да оцените работата на отделите, предприятието като цяло. Някои дават директна информация, докато други косвено следят какви са паричните потоци, какви ще бъдат те в близко бъдеще. Фокусирайки се върху такива показатели, можете да определите дали клиентите са доволни от продукта и услугата, колко добри са продуктите, произведени от компанията, колко добре са отстранени грешките във вътрешните работни процеси.
Внимание към аспектите
Целите са елемент от балансирана индексна система, която може да свързва причините и следствията. Задачата на въвеждането на такава система е да се определят аспектите и показателите, които са важни за постигане на целите. Чрез правилното прилагане на KPI, можете ясно да формирате модели и да определите как различните фактори влияят един на друг. Трябва да се помни, че резултатите от всеки отдел винаги коригират работата на другите отдели на предприятието. Благодарение наKPI осигуряват най-ясната и точна мярка за това въздействие.
Къде да получа резултата
За да бъдат полезни, целите (икономия на енергия, образование, производителност) трябва да бъдат изпълнени правилно. Има специална методология за разработване на KPI, която включва последователност от операции. Първо, трябва да извършите предпроектната работа, да получите съгласието на висшето ръководство, да инициирате проекта, да започнете да съставяте план и да сформирате група, която ще работи по проекта. Следващата стъпка е разработването на самата методика. Той включва анализ на организационната структура с цел нейното подобряване, формиране на методологически модел и управленски процеси, прилагане на идеята за KPI. Задачата на екипа по проекта е да формира всички наредби, документи, стандарти и методически материали, които са необходими за прилагането на системата на практика.
Важен елемент за постигане на целите е създаването на информационна система, която напълно отговаря на изискванията на конкретно предприятие. За програмистите е необходимо да се изготви техническа задача, според която проектът ще бъде конфигуриран, след това да се конфигурира и да се обучи персонала, който трябва да използва тази система, в тънкостите на работата с нея. Последната стъпка от този етап е пробната експлоатация на софтуерния продукт.
Заключението е да се използват KPI (както методологията, така и софтуерната система).
Тънкостите на въпроса
За да увеличите максимално целите за ефективностполезно, е необходимо да се запомнят основните принципи на формирането и прилагането на такива производствени практики. Ще трябва да преустроим организационните процеси, да направим промени в културата в предприятието по такъв начин, че KPI да се възприемат правилно от персонала. Задачата на мениджърите е да предадат на всеки нает служител важността и предимствата на този подход, да разработят единна стратегия за разработване на индекси. Когато прилагате KPI, е необходимо да анализирате кои показатели са най-важни за компанията като цяло и за това първо ще трябва да идентифицирате коефициенти на управление, които се прилагат за цялата корпорация.
За да постигнат целите бързо и успешно, екипите, отговорни за проектирането и прилагането на KPI, трябва да създадат структура за отчитане, която включва всички нива на персонала. След като сте избрали основните показатели, е необходимо да се координират нюансите на тяхното приложение, както и да се създадат механизми за актуализиране на данните, така че KPI винаги да са възможно най-точни.
Как да вградите
Преглеждайки темата за KPI, известните икономисти Нортън и Каплан предложиха да се използва системата 10/80/10. Идеята е да се изберат не повече от две дузини целеви индекса. Препоръчително е да ги разделите наполовина: десетина точки падат върху ефективността, същият брой - върху оценката на резултатите. Останалите 80% са производствени индекси.
Алтернативна версия на икономиста Панов предлага избор на не повече от 155 индекса. Имайки предвид целите за ефективност, ученият предполага, че повече ще натовари отговорните за тяхпланиране за мениджъри. В същото време това ще се отрази негативно върху работата на управленския персонал, който ще трябва да се потопи в анализа на проблемите и да изясни обстоятелствата, които не позволяват да се постигне формулирания индекс в конкретен случай. Освен това е много вероятно индикаторът да има доста слаб ефект върху работата и нейните резултати както в отделен отдел, така и в предприятието като цяло.
Принципи на работа
За да бъдат целите за изпълнение в най-добрия си вид, е необходимо да се изгради работата на предприятието, базирана на принципите на подчинение на процесите на контрол и управление. Ако на отдел е възложена отговорност за индекс, ръководството трябва да предостави на служителите инструментите, способностите и ресурсите, чрез които персоналът ще управлява индикатора. Също толкова важно е да се даде на работниците възможността да контролират резултатите в определени граници.
Друг важен принцип на работа е партньорството. За да расте производителността и да се решават успешно всички задачи, които стоят пред предприятието, е необходимо да се установи взаимоизгодна работа между заинтересованите лица. Стратегията и информационната система трябва да бъдат разработени и внедрени от тези, които ще ги използват, а ръководството трябва да обясни на целия персонал на предприятието необходимостта от нов подход.
Основно първо
При планиране на постигането на целеви показатели за заплати, успех на предприятието, енергоспестяване, обучение има смисъл да се определи коя посока е най-важна за решаване на проблема. Точно натрябва да съсредоточи всички сили и ресурси. Този подход осигурява повишен шанс за успешно решаване на задачите. Растежът на производителността на компанията обикновено се свързва с овластяването на отделните служители. В по-голяма степен това се отнася за тези, които работят най-близо до задачата. Задачата на управлението е да предостави на държавата възможност за подобряване на уменията. Мениджърите на предприятието могат редовно да провеждат обучения, да отстраняват грешки в комуникационната система както в рамките на едно ниво, така и между йерархични стъпки. Освен това има смисъл да поверите формирането на индивидуални индекси на служителите.
За да бъдат KPI високи, те трябва да се прилагат, като се има предвид интегративния принцип, според който се оценяват целите. Задачата на мениджърите е да формират интегрирана схема, по която да се оценяват показателите, както и система за отчитане, която в същото време да бъде мотивираща за персонала. Необходимо е работният процес да се проектира по такъв начин, че хората да имат стимул да правят всичко навреме, възможно най-ефективно и ефективно. Ръководителите се насърчават да провеждат срещи по доклади и да спазват крайните срокове, като същевременно избират честотата на такива събития, оценявайки сложността на задачата, възложена на служителите.
Нюанси на ефективност
Друг важен принцип, който ни позволява да гарантираме високи цели за производителност, е последователността на производствените индекси. Те трябва да са в баланс със стратегията. Докато няма връзка с реалносттаработа във фирмата, индексите са просто безсмислен набор от звуци и думи. Критичните фактори за успех, от които зависи формирането на KPI, трябва да се асоциират с тези индекси, като по този начин се формира хармонична информационна система от показатели, която се вписва в разбирането на стратегията на компанията.
Връзки и работа
Някои смятат, че KPI са пряко свързани с балансирана индексна система. Автори на този подход са споменатите по-рано Нортън и Каплан. Икономистите посочват, че при създаването на балансирана система те са предложили да се прибягва до някаква мярка, не непременно KPI.
Непряката връзка между тези две системи обаче не може да бъде отречена. Една балансирана система изисква бъдеща оценка на бизнес процесите. По този начин можете точно да отразите и опишете целите, които са свързани с тези процеси. Можете да използвате KPI, за да измерите колко добре постигате целите си.
Видове и форми
Има няколко типа индекси в системата на KPI. За оценка на резултатите и техния обем има съответни индикатори. Един от тях се използва за отразяване на изразходваните ресурси. Индикаторът за ефективност показва степента, в която се изпълнява бизнес процесът, а също така дава представа за съответствието между реалния работен процес и алгоритъма, според който той трябва да бъде изпълнен. Индикаторът за изпълнение (производна) описва връзката между резултатите и периодите от време, изразходвани за постигането им. Индексът на ефективността е извлечен индикатор, който показва какобщата сума и ресурсите, изразходвани за нея, са свързани.
Когато създавате KPI система за конкретно предприятие, е необходимо да я създадете по такъв начин, че да има минимален възможен брой индекси. Те обаче трябва да са достатъчни, за да контролират процеса. Факторите, които са строго измерими, трябва да се приемат като индекси. Цената на тяхното измерване трябва да бъде по-малка или равна на ефекта от управлението, свързан с използването на индикатора на практика.
